Newsletter to jedno z bardziej skutecznych narzędzi marketingowych. Nic więc dziwnego, że wysyłają go zarówno sklepy internetowe, jak i serwisy informacyjne czy mniejsze i większe blogi. Dobrze skonstruowany newsletter pozwala na pozyskanie potencjalnych klientów/odbiorców, wypromowanie swojego produktu albo poprawę wizerunku marki. Warto jednak przy wprowadzaniu e-mail marketingu zadbać o to, by był zgodny nie tylko z naszą wizją, ale także z unijnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych. Słynne RODO wciąż budzi strach wśród niektórych przedsiębiorców, ale przerażeni czy nie - prawa musimy przestrzegać.
Ponowne uzyskanie zgody od dotychczasowych osób zapisanych na newsletter
Zacznijmy od tego, że w przypadku adresów e-mail otrzymanych w celu zapisu do newslettera przed wejściem w życie RODO, zasadniczo nie jest koniecznie ponowne uzyskanie zgody i spełnienie szeregu wymogów. Mowa tu oczywiście o przypadku prowadzenia newslettera w zgodzie z dobrymi praktykami e-mail marketingu, ponieważ naruszające te standardy działania powinny być poprawione.
Czy bloger podlega RODO?
Kiedy więc przepisy RODO zastosujemy do naszego newslettera? Po pierwsze, gdy będziemy pozyskiwać nowych odbiorców i po drugie - gdy gromadzenie adresów e-mail (które niewątpliwie są danymi osobowymi) nie będzie się odbywało w celu wyłączenie osobistym czy domowym. Zdaniem ekspertów, wysyłka newslettera nigdy nie będzie odbywała się wyłącznie w takich celach. W praktyce więc nawet mali blogerzy wysyłający e-mail marketing, będą musieli stosować się do przepisów RODO.
Prawne obowiązki związane z wysyłką newslettera
Ustaliliśmy już, że wysyłanie newslettera nakłada na nas szereg obowiązków wynikających z RODO. Jakie to będą obowiązki?
- uzyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych - w praktyce najczęstszą formą zgody jest zaznaczenie odpowiedniego checkboxa,
- obowiązek informacyjny - musimy poinformować zapisanego m.in. o danych administratora, celu przetwarzania danych, podstawie prawnej przetwarzania, planowanym czasie przetwarzania czy możliwości usunięcia danych,
- odpowiednie zabezpieczenie danych - przy e-mail marketingu prowadzonym przez blogera wystarczającym zabezpieczeniem będzie zabezpieczenie dostępu do komputera, ustawienie hasła i zainstalowanie programu antywirusowego,
- rejestracja zbioru danych.
Należy pamiętać również o prowadzeniu odpowiedniej dokumentacji związanej z przetwarzaniem danych oraz, w razie ewentualnych naruszeń, ewidencjonowaniu ich i zgłaszaniu do organu nadzoru.
Nie taki diabeł straszny
Chociaż ilość formalności i obowiązków związanych z newsletterem może początkowo przerazić, zdecydowanie warto zainteresować się tą formą marketingu i zrobić to w sposób profesjonalny - czyli także zgodny z RODO. Potencjalne kary czy utrata zaufania klientów nie są warte ominięcia formalności, które zresztą w większości musimy wykonać raz, ale porządnie, by później cieszyć się sprawnym i w pełni legalnym newsletterem.
Dodaj komentarz